Las reuniones son muy interesantes para el tratamiento de temas que requieren la participación de varias personas. Ahora bien, es muy importante que, en el caso de las familias propietarias de empresas, éstas definan si el objetivo de la misma será una cuestión relativa a la familia o referente a la empresa.
Esto que parece un tema muy sencillo, en realidad muchas veces no es tenido en cuenta y se convoca a una reunión, sin saber muy bien con qué objetivo y sin determinar previamente de que temas se conversará y en muchas ocasiones se mezclan temas de la familia y temas de la empresa. Esta situación ha aumentado con las reuniones virtuales.
Entonces, el primer paso es definir si la reunión será de la familia o de la empresa para luego definir los temas que serán objeto de la reunión y si se requerirá o no para su realización contar con determinada información o con la presencia de alguna persona en particular.
La reunión de la familia podrá ser de su órgano de gobierno que es el Consejo de Familia, que ya tiene un esquema para las reuniones establecido previamente, por lo cual, en un principio, no debería haber mayores facultades. Podría ser también una reunión de la familia (padres, hijos, hermanos) a fin de abordar uno o más temas específicos que requieren de su tratamiento por parte de todos.
La reunión de la empresa podría ser del Directorio, en cuyo caso también ya está previsto un esquema, por lo que no debería haber mayores inconvenientes. La podría ser también del Comité Ejecutivo, del Comité de Gerentes o de otro cuerpo colegiado.
Sea la reunión de la empresa o de la familia y sea del órgano que fuese es fundamental tener en cuenta, en primer lugar, la fijación de un día y hora, tiempo de la reunión y el lugar donde se realizará la misma, comunicando a quienes deben participar de ella con la debida antelación a través del medio que, previamente, haya sido acordado para las comunicaciones, que podría ser correo electrónico o whatsapp.
En dicha comunicación se informará también los temas a tratar, de modo tal que los invitados puedan conocer, con antelación el temario y, si necesario fuere, prepararse para lo que se tratará en la reunión.
La reunión debe iniciarse y concluir dentro del horario y debe ser dirigida por una persona que puede ser el Presidente del Directorio o el Presidente del Consejo de Familia o la persona designada si se tratase de otros cuerpos colegiados. El responsable de la dirección de la reunión será quien cederá el uso de la palabra y moderará el debate.
La reunión debe contar con una persona que se encargará de labrar el acta, en forma sucinta y previendo siempre que se tome una decisión quien será el responsable de ejecutar la misma. Posteriormente deberá ocuparse de remitir los borradores a los participantes para que se incluyan las sugerencias y finalmente proceder a la redacción de la versión final del acta y su firma.
Como puede verse, todo lo expuesto es muy sencillo, pero en muchas ocasiones no se tiene en cuenta, lo que lleva a que las reuniones sean improductivas lo cual conspira no solo en el mal uso del tiempo sino también en el desgano para las mismas.
Aprovecho este artículo, que es el último del 2021, para desearles a los lectores y sus familias una Feliz Navidad y un Año Nuevo con amor, paz, trabajo y salud.
Marcelo Codas Frontanilla
marcelo@estudiocodas.com
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